O que deve ser considerado ao montarmos o nosso plano de contas da fazenda?
A forma de definirmos receitas e despesas é muito utilizada na definição dos centros de custos, inclusive com a mesma subdivisão em até 4 níveis hierárquicos.
Deve-se aqui notar que em certos casos existe a tendência de quem utiliza o programa de criar centros de custos como tipos de receitas ou despesas ( ex : centro de custos 'gastos com combustível' ) . Este tipo de atitude é incorreta e devemos ter em mente sempre o seguinte :
1 - centros de custos são áreas da fazenda onde desenvolvemos certos tipos de atividades ( agricultura, pecuária, avicultura, etc ).
2 - um tipo de despesa ou receita é 'como' se gasta ou se recebe o dinheiro ( ex : compra combustível, compra de insumos, venda da produção, reforma de benfeitorias, etc ).
Deve-se notar que de uma forma geral um tipo de receita ou despesa pode estar relacionada a qualquer centro de custos num dado momento ( ex : aquisição de combustível para o centro agricultura, aquisição de combustível para o centro pecuária, pagamento de salários para o centro agricultura, pagamento de salários para o centro pecuária, etc ).
Devemos procurar definir as despesas ( e também as receitas ) em grupos hierárquicos que facilitem a obtenção de balanços para uma dada conta como um todo ou para suas subcontas. Por exemplo :
nível 1 -> Gastos com pessoal
nível 2 -> Gastos com pessoal : fixo
nível 3 -> Gastos com pessoal : fixo : salários
nível 3 -> Gastos com pessoal : fixo : alimentos
nível 2--> Gastos com pessoal : temporário
nível 3 -> Gastos com pessoal : temporário : salários
nível 3 -> Gastos com pessoal : temporário : salários
Nesta caso, poderemos obter balanços de gastos com pessoal de uma forma geral que incluirá então todas as despesas com pessoal fixo e temporário. Ou obter balancos apenas para os fixos ( ou os temporários ). Para isto, criou-se um primeiro nível envolvendo todos os tipos de despesas com pessoal, um segundo nível dividindo as despesas entre pessoal fixo e temporário e etc.
Um exemplo de plano de contas mal definido é o que apresentamos abaixo :
nível 1 -> Gastos com pessoal fixo
nível 2 -> Gastos com pessoal fixo : salários
nível 3 -> Gastos com pessoal fixo : alimentos
nível 1--> Gastos com pessoal temporário
nível 2 -> Gastos com pessoal temporário : salários
nível 2 -> Gastos com pessoal temporário : salários
Neste caso, foram criadas contas dividindo as despesas com pessoal fixo e temporário já num primeiro nível. Desta forma, se quisermos obter um balanço geral dos gastos com pessoal, precisaremos gerar primeiramente um balanço para o pessoal fixo, em seguida um outro balanço para o pessoal temporário para então somarmos manualmente os dois resultados para obtermos o resultado geral das despesas com pessoal.
Um outro ponto importante a ser observado é que poderemos associar os tipos de receitas e despesas com unidades de medida ( Kg, litro, etc ). Quando isto ocorrer, ao registrarmos uma receita ou despesa ocorrida, poderemos informar o número de unidades adquiridas ou vendidas. A partir daí poderemos obter relatórios mostrando estatísticas ( preço médio, máximo e mínimo em Real e Dólar ) da evolução do preço unitário desta conta ao longo do tempo. Isto será sem dúvida é muito útil para monitorarmos os preços praticados pelos diversos fornecedores.
Para definir tipos de receitas e despesas acione a opção 'Arquivo' na tela principal e em seguida 'Tipos de Receitas e Despesas'.
