Dúvidas Frequentes (FAQ)

Planilha de Excel X Software

Passados vários anos desde a criação de softwares de gestão de fazenda, para controlar e avaliar o que deve ser feito em uma propriedade, observamos ainda que mesmo com as limitações do Excel essa ferramenta ainda é usada em vários setores de uma fazenda como por exemplo gestão de estoques, planejamento agrícola ou pecuário, cadastro de tratores ou animais e outras mais

Essas planilhas apresentam bons resultados a princípio, porem à medida que elas vão ficando mais complexas e a quantidade de informações que existe em uma fazenda aumentam, tais ferramenta podem mais atrapalhar que ajudar

As limitações do Excel e o que podem trazer de riscos em sua gestão de fazenda, abaixo as limitações.

       

  1. DIFICULDADE DE INTEGRAR INFORMAÇÕES DE VÁRIOS ARQUIVOS

Uma fazenda que analisa separadamente cada um de seus dados possui poucas chances de sucesso, uma das limitações do Excel é justamente não permitir integrar facilmente diversas planilhas e informações, para que todo o processo produtivo seja compreendido. Embora exista a possibilidade de inserir hiperlinks entre todas elas, esse é um recurso pouco eficiente, visto que torna os arquivos demasiadamente pesados e necessita que as várias fontes de dados estejam abertas, para prosseguir com a atualização das alterações.

Imagine se, para cada atividade de sua fazenda existente em uma gestão, e exige uma planilha diferente para o armazenamento de dados e de informações. Pense também no tempo que seria gasto para reunir e analisar todos esses dados. Essa situação é extremamente complicada para o cronograma de uma fazenda, especialmente quando um gerente quer dar agilidade e eficiência à sua gestão.

       

  1. MULTIPLICIDADE DE ARQUIVOS E VERSÕES DISTINTAS

O dinamismo que rege os processos de uma fazenda precisa ser levado muito a sério. Em questão de horas ou minutos, uma decisão ou uma operação muito importante pode ser realizada e todo o cenário em que sua fazenda se encontra, alterado.

Como as informações em uma planilha de Excel não são atualizadas automaticamente, essa situação pode trazer instabilidade e insegurança para sua fazenda.

Já que os dados não são reais ou não condizem com a atualidade, um gerente tem grandes dificuldades para exercer sua função e, provavelmente, gasta muito tempo organizando tudo, a fim de tomar a decisão correta sobre um determinado assunto.

Além disso, é muito comum existirem várias versões de uma mesma planilha. Quando muitos colaboradores estão envolvidos em um projeto, cada um acaba fazendo alterações diferentes nesses arquivos. Nesse caso, perde-se o controle de versões e nunca se sabe qual é o arquivo correto a ser utilizado.

       

  1. FALTA DE SEGURANÇA PARA RESTRIÇÃO DE ACESSO

Toda fazenda possui informações extremamente valiosas e necessárias ao desenvolvimento de seu processo produtivo. As planilhas de Excel não fornecem a segurança que um empreendimento precisa para guardar seus dados.

Restringir conteúdos estratégicos a determinados usuários é a melhor maneira para manter em segredo as informações de sua fazenda. Infelizmente, essa é uma das principais limitações do Excel, já que esse programa permite o acesso de todos às suas planilhas. 

O recurso da senha, utilizado por algumas pessoas para limitar o acesso aos dados salvos nas planilhas traz consigo o risco da falta de recuperação. Diferente de um software — nos quais você pode conseguir, com os administradores, um reset de senha —, no Excel isso não é possível. Uma vez esquecido o password de acesso, você perde definitivamente os dados salvos.

       

  1. BAIXA MOBILIDADE DAS PLANILHAS DO EXCEL

O mundo moderno exige que um gerente tome decisões importantes para sua fazenda em qualquer lugar que ele esteja, seja em sua casa ou em outra fazenda do outro lado do mundo.

Um empreendimento que utiliza planilhas de Excel em sua gestão não permite que esse profissional acesse seus dados remotamente do celular ou tablet, a não ser em alternativas muito restritas, que normalmente não suprem todas as necessidades de um gestor. Uma das limitações do Excel é a restrita possibilidade de trabalhar plenamente com o arquivo apenas em sua máquina.

Com o uso de um software de gerenciamento da fazenda, é possível que seus funcionários acessem todas as informações de sua empresa remotamente, otimizando, assim, sua produtividade.

       

  1. LIMITAÇÃO DA COMUNICAÇÃO ENTRE OS COLABORADORES

Uma fazenda possui vários tipos de funcionários e eles precisam se comunicar diariamente.

A qualquer momento, podem acontecer mudanças de valores e de critérios nas atividades que são realizadas em sua operação de campo é extremamente importante que todos os colaboradores de sua fazenda troquem constantemente informações sobre essas mudanças.

É necessário também existir um ambiente propício ao diálogo, em que todos se comuniquem segundo os mesmos preceitos. Infelizmente, uma planilha de Excel não proporciona os esses benefícios para uma fazenda, já que cada funcionário possui seu próprio grupo de arquivos, nos quais trabalha individualmente.

       

  1. MAIOR POSSIBILIDADE DE ERROS EM FÓRMULAS E SEUS RESULTADOS

Toda planilha do Excel precisa ser iniciada do zero. Por mais que se aproveite alguma já existente, sempre é necessário realizar alterações. Algumas fazendas afirmam que possuem profissionais com largo conhecimento e depositam toda a sua confiança nesses profissionais. Entretanto, isso pode trazer grandes riscos para um negócio.

Todos os ambientes estão sujeitos a falhas, em maior ou menor grau. Uma dessas planilhas pode ter sido baseada em fórmulas erradas desenvolvidas por algum dos seus colaboradores. Nesse caso, o erro só será descoberto quando suas consequências vierem à tona. Em uma situação mais extrema, pode ser tarde demais e sua fazenda pode estimar um custo errado de safra, por exemplo.

Outra situação corriqueira é aquela em que diferentes colaboradores precisam fazer alterações nas fórmulas e critérios previamente utilizados em suas planilhas. Essa circunstância precisa ser analisada com cuidado, pois cada um possui uma maneira de trabalhar e alguns, eventualmente, mais atrapalham que ajudam o todo.

       

  1. DIFICULDADE PARA ACOMPANHAR O DESEMPENHO DA EMPRESA E DOS FUNCIONÁRIOS

Uma fazenda é formada por vários setores e funcionários. Um gestor precisa ter em mão todos os indicadores referentes aos processos e à produtividade de seus colaboradores, para tomar decisões eficientes em sua gestão. Utilizando-se apenas de planilhas de Excel, muito provavelmente essa tarefa não será fácil. Ele terá que abrir inúmeras planilhas, que podem estar desatualizadas, e precisará encontrar as anotações que cada um fez em relação às atividades prestadas, com o intuito de acompanhar o projeto.

Um cenário como esse é caótico e deve ser evitado a todo custo. Um software de gestão, por reunir todas essas funções em um só lugar, pode ser a solução que um gestor tanto procura.

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